Haben Sie eine gesetzeskonforme Mailarchivierung?

Archivierungspflicht von E-Mails gemäß EU-DSGVO und GoBD: Ein Überblick für Unternehmer, Selbstständige und Freelancer

Die gesetzeskonforme Mailarchivierung von E-Mails stellt eine wichtige rechtliche Anforderung für Unternehmer, Selbstständige und Freelancer dar. Um finanzielle Risiken zu vermeiden und konform mit den rechtlichen Vorgaben zu agieren, ist es notwendig, sich mit den entsprechenden Regelungen vertraut zu machen. ARKM aus Bergneustadt im Oberbergischen Kreis bietet seit 2019 die gesetzeskonforme Mailarchivierung RevisioMail an.

Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)

Die EU-DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten sicher und transparent gespeichert werden. E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, müssen daher entsprechend archiviert werden. Dies beinhaltet:

1. Datensicherheit: Schutz vor unbefugtem Zugriff und Verlust.

2. Transparenz: Klarheit darüber, welche Daten gespeichert werden und zu welchem Zweck.

3. Zugriffsrechte: Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten sowie deren Löschung oder Berichtigung.

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Zusätzlich zur EU-DSGVO sind die GoBD zu beachten. Diese Grundsätze betreffen die steuerrechtliche Aufbewahrung von E-Mails und beinhalten:

1. Aufbewahrungsfristen: Geschäftliche E-Mails müssen für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden, während steuerlich relevante E-Mails zehn Jahre lang archiviert werden müssen.

2. Unveränderbarkeit: E-Mails müssen in ihrer originalen Form archiviert werden, um nachträgliche Änderungen auszuschließen.

3. Nachvollziehbarkeit: Der gesamte Archivierungsprozess muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Praktische Tipps zur Umsetzung

1. Automatisierte Archivierung: Nutzen Sie Softwarelösungen, die E-Mails automatisch und revisionssicher archivieren.

2. Regelmäßige Überprüfung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierungsprozesse regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um stets konform mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu bleiben.

3. Mitarbeiterschulungen: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Wichtigkeit der E-Mail-Archivierung und schulen Sie sie im Umgang mit den entsprechenden Systemen und Verfahren.

Die gesetzeskonforme Mailarchivierung sollten Sie nun angehen!

Die Einhaltung der Archivierungspflichten gemäß EU-DSGVO und GoBD ist essentiell für Unternehmer, Selbstständige und Freelancer. Durch klare und strukturierte Archivierungsprozesse können finanzielle Risiken minimiert und rechtliche Vorgaben erfüllt werden. Nutzen Sie die Chancen und Möglichkeiten, die Ihnen moderne Archivierungstechnologien bieten, um Ihre Geschäftsprozesse effizient und gesetzeskonform zu gestalten. Als Datenschutzbeauftragter empfielt Sven Oliver Rüsche ausdrücklich die Einführung einer gesetzeskonformen Mailarchivierung. Diese hilft auch beim Schutz vor Ransomware!