Aktuelle Kundenanfrage: Ist ASANA DSGVO konform? – Die Nutzung von Asana als CRM-Lösung bietet viele Vorteile, unterliegt jedoch strengen Datenschutz- und Sicherheitsauflagen, die speziell für Unternehmen in Deutschland gelten. In diesem Blogartikel behandeln wir detailliert, ob Asana DSGVO-konform ist und welche besonderen Maßnahmen erforderlich sind.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
… und ihre Anforderungen an ASANA
Datenverarbeitung & Auftragsverarbeitung (AVV)
Asana ist ein cloudbasierter Dienst mit Servern außerhalb der EU, insbesondere in den USA. Daher müssen Unternehmen folgende Maßnahmen treffen, um DSGVO-konform zu sein:
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Ein AV-Vertrag (engl. Data Processing Agreement, DPA) muss mit Asana abgeschlossen werden. Asana stellt einen standardisierten DPA bereit, der sorgfältig geprüft und unterzeichnet werden sollte.
Internationale Datenübermittlung
- Standardvertragsklauseln (SCCs): Da die Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, müssen EU-Standardvertragsklauseln als Rechtsgrundlage für die Datenübertragung genutzt werden.
- Transfer Impact Assessment (TIA): Eine Risikoabschätzung ist erforderlich, um mögliche zusätzliche Schutzmaßnahmen zu evaluieren.
Datensicherheit & Zugriffskontrolle
Um die Datensicherheit zu gewährleisten, sollten folgende Maßnahmen umgesetzt werden:
- Starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Diese erhöhen die Sicherheit der Asana-Instanz erheblich.
- Zugriffsbeschränkungen: Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf die Daten haben.
- Datenminimierung: Es sollten nur die notwendigen personenbezogenen Daten gespeichert werden.
Betroffenenrechte & Transparenz
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie den Betroffenenrechten nachkommen:
- Information über Datenverarbeitung: Nutzer müssen durch Datenschutzhinweise informiert werden.
- Anfragen zur Datenlöschung, -berichtigung und -portabilität: Diese sollten jederzeit erfüllt werden können.
Speicherung & Löschung von Daten
- Speicherfristen: Diese müssen klar definiert und automatisierte Löschmechanismen eingerichtet werden.
NIS2-Richtlinie und ihre Implikationen
Die NIS2-Richtlinie betrifft „wesentliche“ oder „wichtige“ Einrichtungen und fordert zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen:
Risikomanagement & Cybersicherheit
- Sicherheitsüberprüfungen: Regelmäßige Sicherheitsprüfungen, wie Penetrationstests, sind notwendig.
- Verschlüsselung und Zugriffskontrollen: Diese sorgen für den Schutz sensibler Daten.
Meldepflicht bei Sicherheitsvorfällen
- Sicherheitsvorfälle melden: Ereignisse, die die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit der Daten betreffen, könnten unter die Meldepflicht an das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fallen.
Lieferketten-Sicherheit
- IT-Sicherheitsbewertungen: Asana muss hinsichtlich IT-Security bewertet werden, wozu Sicherheitszertifizierungen und Auditberichte beitragen können.
Ist ASANA DSGVO konform?
Was muss vor dem Einsatz geklärt werden?
Asana kann in Deutschland DSGVO– und NIS2-konform genutzt werden, wenn folgende Maßnahmen umgesetzt werden:
- ✔ Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen.
- ✔ Datenübertragung durch Standardvertragsklauseln (SCCs) absichern.
- ✔ Sicherheitsmaßnahmen wie 2FA, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Audits umsetzen.
- ✔ Betroffenenrechte und Speicherfristen einhalten.
- ✔ Falls NIS2-relevant: Sicherheitsmanagement, Incident Response und Lieferkettenprüfung erfolgen.
Eine zusätzliche Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) kann je nach Sensibilität der Daten und Umfang der Verarbeitung notwendig sein.
Durch die Beachtung dieser Maßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass sie Asana DSGVO-konform nutzen und gleichzeitig den Anforderungen der NIS2-Richtlinie gerecht werden. Damit wird nicht nur die Datensicherheit gewährleistet, sondern auch das Vertrauen der Kunden gestärkt.
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