Senkung der Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen
... und was das auch mit Datenschutz zu tun hat!
Senkung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf acht Jahre: Was Unternehmen wissen sollten!
Die Bundesregierung hat ein weiteres Bürokratieentlastungsgesetz ausgearbeitet, um das wirtschaftliche Umfeld für Unternehmen zu verbessern. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat am 26.09.2024 den Bundestag und am 18.10.2024 den Bundesrat passiert. Mit seiner Verabschiedung ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von bisher zehn Jahren auf acht Jahre verkürzt worden. Diese Neuregelung wird voraussichtlich am 01.01.2025 in Kraft treten.
Senkung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – Rechtlicher Hintergrund
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege sind in § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) und § 147 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Bisher musste jedes Unternehmen Buchungsbelege für zehn Jahre aufbewahren. Diese Frist begann mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Buchungsbelege sind entscheidende Dokumente, die Geschäftsvorfälle nachweisen. Zu den typischen Buchungsbelegen gehören:
- Lohnabrechnungen
- Rechnungen an Kunden oder von Lieferanten
- Bankbelege
- Bewirtungsbelege
- Kassenbelege
- Quittungen
Durch die neue Gesetzesänderung wird die Aufbewahrungspflicht für solche Belege auf acht Jahre reduziert. Die neue Regelung betrifft alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach alter Rechtslage noch nicht abgelaufen ist, bevor das Gesetz in Kraft tritt.
Senkung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: Auf Datenschutzrecht achten!
Obwohl diese Neuregelung primär im Handels- und Steuerrecht angesiedelt ist, hat sie auch erhebliche Implikationen für den Datenschutz. Denn viele dieser Buchungsbelege enthalten personenbezogene Daten, wie Namen oder Kontaktdaten von Beschäftigten, Kunden und Lieferanten.
Unternehmen sind gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verpflichtet, personenbezogene Daten zu löschen, sobald deren Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, dürfen diese Daten jedoch nicht gelöscht werden. Erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist greift die Löschpflicht.
Die Änderung der Aufbewahrungsfrist bedeutet, dass Unternehmen ihre Löschkonzepte, Datenschutzerklärungen und Verarbeitungsverzeichnisse entsprechend anpassen müssen. Die angepassten Konzepte müssen die kürzere Aufbewahrungsfrist widerspiegeln und die technischen Systeme müssen darauf ausgerichtet werden, Daten rechtzeitig zu löschen. Auch in Bezug auf der gesetzeskonformen Mailarchivierung.
Praktische Umsetzung in Bezug auf DSGVO
Um die neuen Anforderungen zu erfüllen, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:
- Überprüfung und Anpassung der Dokumentation: Bestehende Löschkonzepte, Datenschutzerklärungen und Verarbeitungsverzeichnisse müssen überprüft und angepasst werden, um die neue Aufbewahrungsfrist von acht Jahren zu berücksichtigen.
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- Technische Anpassungen in IT-Systemen: Speicherfristen in den relevanten IT-Systemen müssen von zehn auf acht Jahre reduziert werden. Dies erfordert möglicherweise Anpassungen an den Systemkonfigurationen und den Löschroutinen.
- Schulung und Sensibilisierung: Mitarbeiter sollten über die Änderung der Aufbewahrungsfristen informiert und für die datenschutzrechtlichen Implikationen sensibilisiert werden.
Obwohl die Maßnahme als Entlastung gedacht ist, bedeutet sie zunächst einen erheblichen Anpassungsaufwand für Unternehmen. Mit einer sorgfältigen und systematischen Umsetzung können die Vorteile jedoch langfristig genutzt werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege eine positive Entwicklung darstellt, die den administrativen Aufwand in Unternehmen reduziert. Gleichzeitig eröffnet sie die Möglichkeit, Konzepte im Datenschutzbereich zu optimieren und der gestiegenen Bedeutung des Datenschutzes gerecht zu werden.
Handlungsempfehlungen an die Datenschutz-Kunden von SOR
Sven Oliver Rüsche wird als externer Datenschutzbeauftragter seine Kunden die erneute Handlungsempfehlung geben, die Datenhydiene im Unternehmen durch einen “digitalen Frühjahrsputz” einmal jährlich zu hinterfragen und zu optimieren. Ebenso müssen natürlich die Löschkonzepte im Unternehmen nun einmal auf den Prüfstand, damit die neuen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden und die DSGVO Comliance wieder gewährleistet ist. Fragen zu diesem Thema beantwortet Datenschutz-Experte Sven Oliver Rüsche gerne in einem persönlichen Termin. Bitte buchen Sie ein Termin in seinem Agenturkalender.
